Dans un article du 13 novembre 2021, Sousa et Clark soulignent le dilemme de la conciliation temps-travail chez les universitaires. Pour les besoins de cette dépêche, j’englobe l’ensemble de la population universitaire ici. Ils mentionnent que les obstacles sont nombreux pour ceux qui manquent de temps et qui croulent sous la charge de travail.
Les solutions habituelles se concentrent sur les deux aspects du problème : d’une part, souhaiter ou “créer” du temps, et d’autre part, aspirer à une charge de travail plus légère ou éviter les tâches supplémentaires.
(Sousa et Clark, 2021, traduction avec DeepL)
Mais s’il existait quelques questions pour nous aider à mieux concilier temps-travail (et autres réalités !).
En fait, les auteurs s’arrêtent sur un dernier conseil : déjouer les voleurs de temps. Qui sont ces voleurs ?
Les courriels et les rencontres sont deux activités chronophages importantes chez les universitaires. Chaque courriel que vous écrivez et chaque réunion à laquelle vous participez consomme du temps irrécupérable. Une mauvaise gestion des courriels et des rencontres peut nuire à vos tâches plus importantes.
(Sousa et Clark, 2021, traduction avec DeepL)
Génial ! Alors, comment déjouer les courriels et les rencontres ?
Steen (2021) propose deux questions spécifiques pour « contre-interroger » ces rencontres et déterminer la nécessité, ou non, d’y assister :
1) Aurais-je quelque chose à apporter ?
2) Aurais-je quelque chose à gagner que je ne peux pas obtenir par le biais de notes ou d’enregistrements de réunions ?
(Steen, 2021, traduction avec DeepL)
S’il répond non à ces deux questions, il refuse poliment l’invitation et demande plutôt l’accès au procès-verbal de la rencontre.
En ce qui concerne l’ajout d’une rencontre à l’agenda d’un collègue, il se pose trois questions simples :
Puis-je envoyer un courriel ou un message […] au lieu d’organiser une réunion ?
Si ce n’est pas le cas, pourquoi une réunion est-elle importante ? (Ces raisons doivent apparaitre dans l’invitation à la réunion. S’il n’y a pas de bonne raison, je supprime la réunion jusqu’à ce que j’en aie une).
Si une réunion est jugée nécessaire, chaque participant aura-t-il quelque chose à apporter qui sera essentiel à mon travail ? Si ce n’est pas le cas, je les raye de la liste.
(Steen, 2021, traduction avec DeepL)
Ces questions trouvent écho chez Schaffhauser (2021) qui se pose plutôt deux questions :
La réunion a-t-elle un but ? Et ai-je besoin que les gens collaborent avec moi ?
(Schaffhauser, 2021, traduction avec DeepL).
La collaboration est au cœur de l’organisation d’une rencontre. Lorsqu’une rencontre est jugée essentielle, Steen propose d’inviter un maximum de cinq collègues et de leur accorder un minimum de cinq minutes chaque. De cette manière, la collaboration et l’engagement de tous les participants sont encouragés.
Schaffhauser propose, pour sa part, d’établir un ordre du jour et de le partager rapidement afin de le faire connaitre à l’ensemble des contributeurs. Si vous recevez une invitation et que l’ordre du jour ne semble pas vous concerner, il est pertinent de contester votre participation à la rencontre. La réponse aux deux questions de Steen est ainsi primordiale.
le temps que vous passez en réunion est du temps que vous pourriez consacrer à d’autres choses, peut-être plus productives
(Schaffhauser, 2021, traduction avec DeepL)
N’oubliez pas de commencer à l’heure et de respecter la durée de la rencontre. Schaffhauser (2021) ajoute à ces conseils d’adopter une technologie et de s’y tenir pour éviter les obstacles.
Grâce à ces questions, Steen a réussi à supprimer environ 10 heures de rencontre par semaine. Tout ce temps a été réaffecté à accélérer la production et terminer les projets.
Et vous, que ferez-vous de tout ce temps?
Sources
Schaffhauser, D. (2021). 3 Strategies for Better Meetings. Campus Technology.
Sousa, B. et Clark, A. (2021). Pourquoi les universitaires n’ont jamais assez de temps, et comment remédier au problème? Affaires Universitaires.
Steen, J. (2021). I Used the ‘2 Question’ Rule to Cut 10 Hours of Meetings Every Week. My Productivity Has Doubled.Meetings glut our schedules–but you can easily cut the ones that are driven by false urgency or information sharing. Inc.com. l
