Signe des temps, nous passons beaucoup de temps de travail dans notre logiciel de courriel (Outlook pour la plupart). Plusieurs personnes se sentent submergés par la quantité de courriels qu’ils reçoivent. Un des facteurs qui contribue à cette impression de surplus est l’effet cumulatif de conserver dans sa boîte de réception une grande quantité de courriels, soit parce qu’ils demandent une action ou pour une référence ultérieur, ou simplement par absence d’une routine de classement. Mais il y a des solutions! Merlin Mann présente sa méthode Inbox Zero sur son site. Le message de fond : passez moins de temps dans Outlook (ou autre…) et plus de temps à agir, en prenant une décision simple pour chaque courriel, qui mène à une action simple et concrète.
En bref, Inbox zero s’appuie sur un principe simple : votre boîte de réception n’est ni un gestionnaire de tâches, ni un classeur de documents. Traitez-là comme une entrée d’information à traiter rapidement plutôt que comme un stationnement d’information non traitée. Selon plusieurs auteurs (David Allen, Merlin Mann, Mike Hurst, etc), le stress associé à une boîte de réception surchargée vient en grande partie du fait qu’une décision claire et définitive n’a pas encore été prise sur les suites concrètes à donner à chacun des messages qui s’y trouvent. Il vient aussi de l’effet psychologique de voir une longue liste de messages à traiter sans égard à la nature de leur contenu ni à l’effort réel que chacun d’eux représente.
La règle de base : videz complètement votre boîte de réception au moins une fois par jour en convertissant chaque courriel en action. Chaque courriel qui s’y trouve doit être traité pour prendre une des 5 décisions suivantes :
- Détruire : si vous êtes réticents à détruire, archivez dans une autre boîte de classement. Pas de classement complexe avec plusieurs dossiers et sous-dossiers! L’archive doit être la plus dépouillée possible. Au besoin, on utilise les fonctions de recherche avancée pour retracer un courriel, plutôt qu’un classement exagérément hiérarchique.
- Déléguer : peut-être qu’une autre personne est mieux placée que vous pour traiter ce courriel. Si oui, n’hésitez surtout pas à lui déléguer la tâche.
- Répondre : Seulement pour les courriels qui doivent obtenir une réponse! Les simples échanges de politesses contribuent à la surcharge des courriels.
- Reporter : pour tout ce qui n’a pas à être fait dès maintenant, l’inscrire dans un autre système de gestion des tâches (calendrier/agenda, liste de tâche, etc) pour en avoir un rappel au moment opportun.
- Faire : toute action qui prend moins de 2 minutes à accomplir devrait être faite sur-le-champ. Toute action réellement urgente devrait être faite rapidement.
Chaque message pour lequel on a pris une de ces décisions doit être archivé ou détruit. Il doit quitter la boîte de réception à tout prix.
Pour une introduction animée à la méthode, je vous recommande chaudement de mettre une heure de côté à votre agenda pour consulter l’enregistrement vidéo de la présentation faite par l’auteur d’Inbox Zero aux employés de Google.
- Captation vidéo de la présentation de Merlin Mann (1 heure).
- Diaporama présenté à cette occasion.
Il y a plusieurs autres dimensions à la méthode Inbox Zero. Consultez les références pour plus de renseignements.
J’ai par le passé déjà atteint l’objectif “Inbox zero”, qui figure d’ailleurs dans les principes premiers de gestion du temps. Je me suis décidée alors que ma boîte croulait sous les quelque 3000 courriels amassés au fil du temps…
Au début, j’avais peur de détruire quelque chose de précieux, mais en m’assurant de l’avoir reclassé dans un dossier avant de le supprimer, cette crainte n’avait plus lieu d’être.
Il est effectivement démontré que l’on passe bcp de temps à lire et à relire un courriel qui demeure dans notre boîte avant de procéder aux tâches à accomplir. Convertir un courriel en tâche a été très aidant dans mon cas. J’obtenais alors un meilleur portrait des tâches à faire dans ma liste de tâches que dans ma boîte de courriels…
J’ai en main un petit guide qui permet de bien configurer l’option des tâches dans Outlook afin qu’elle puisse devenir un véritable outil de gestion performant. N’hésitez pas si vous désirez le consulter afin de configurer l’option tâches, il me fera plaisir de vous le prêter.