Google Apps : nouvelle possibilité d’outils intégrés de collaboration et de soutien en éducation

On connaissait déjà des applications comme Gmail, Google docs, etc., mais là Google met de l’avant « un ensemble d’outils en ligne spécialement adaptés pour le secteur de l’éducation et destinés à faciliter la gestion ainsi que le partage de l’information » appelés Google Apps. Cette application se veut une alternative aux applications traditionnelles coûteuses en service dans les établissements d’enseignement supérieur.

En matière d’outils de communication, « les applications telles que Gmail, Google Agenda ou Google Talk, accessibles partout à partir d’un ordinateur ou d’un appareil mobile doté d’un accès Internet, permettent le partage d’information et la collaboration à distance tout en réduisant les coûts informatiques. Les licences d’exploitation sont gratuites mais des frais s’appliquent pour le développement ou la migration d’un environnement vers Google Apps. Au Québec, ces services sont offerts par le revendeur autorisé, Nexio, qui fournit le soutien et l’accompagnement nécessaires à la mise en place de Google Apps. » 

En ce qui concerne les outils de collaboration :
– Google Documents – pour créer et partager des textes, des feuilles de calcul, des formulaires et des présentations en ligne, même à partir d’un appareil mobile.
– Google Vidéos – pour partager des vidéos en toute sécurité. Les utilisateurs pourront ajouter des commentaires, des tags et des notes. Chaque domaine bénéficie de 10 Go gratuits.
– Google Sites – pour créer facilement des sites Web partagés comprenant des vidéos, des images, des gadgets et des documents.
– Google Groupes – dans ce cas, l’université peut créer ses propres forums sous modération, ainsi que des listes de diffusion bénéficiant d’options de partage et de gestion optimales.

Quel est l’avantage d’opter pour cette solution plutôt que d’y aller à la pièce pour chacun des besoins?  Parce que ce faisant, Google Apps peut offrir  un soutien technique aux entreprises qui n’ont pas ou ne souhaitent pas avoir de personnel informatique pour gérer leurs besoins en ce domaine. L’offre de service de Google Apps est une offre centralisée de services multi-outils, certes payante, mais qui peut en contrepartie libérer une firme de la gestion informatique.  Par ailleurs, cette option payante peut présenter l’avantage d’être libre de publicités, ce qui n’est pas le cas pour les applications gratuites.

Sur le plan de la sécurité et de la stabilité, on certifie que Google a obtenu les certificats SAS 70 Type I et II, ce qui signifie que les données restent confidentielles et sécurisées. De plus, « les API étendues et la prise en charge des normes ouvertes facilitent l’intégration de Google Apps dans les systèmes informatiques existants. » Mais il reste que les serveurs de Google sont en grande partie aux États-Unis, ce qui donne à ce pays un droit de regard et un droit de rétention de toute information jugée pertinente, ce qui est non négligeable dans un contexte d’enseignement et de recherche universitaire. Enfin, ce service est aussi en compétition avec Microsoft qui présente une solution semblable avec Office 365.

Site de Google Apps

Source : Bulletin de La Vitrine Technologie-Éducation, publié le 21 février 2011.

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