Formation continue en entreprise : le défi de l’apprentissage juste-à-temps

En matière de formation continue, les organisations font face à plusieurs défis dont celui d’offrir certaines connaissances à l’instant même où elles sont utiles à leurs employés. Le principe de l’apprentissage juste-à-temps (just-in-time) existe depuis longtemps. Il repose sur l’idée selon laquelle l’acquisition des connaissances doit être intégrée au contexte du travail pour être efficace (Martin Lauzier, Patrick Rivard). Plutôt que d’être réactif à un besoin, l’organisation a tout avantage à être plus stratégique et à intégrer la formation au développement de l’organisation.

Le juste-à-temps peut, par exemple, consister à mettre à la disposition des employés différentes formations, sur différents supports (vidéos, MOOC, documents, etc.) et chaque apprenant aura accès à ces formations lorsque le besoin surviendra. Les entreprises ont recours de plus en plus à l’apprentissage en ligne en raison de la possibilité d’offrir de l’apprentissage juste-à-temps en milieu de travail. Les formations sont généralement courtes et découpées afin de pouvoir les combiner dans des parcours pédagogiques différents.

En juillet 2016, Karine Maurer écrivait sur le blogue We The Talent un billet intéressant sur les nouveaux défis pour la formation juste-à-temps. Karine Maurer est formatrice dans le domaine du développement personnel, de la gestion du temps, et de l’organisation du poste de travail depuis plus de 20 ans. Selon elle, il serait plus question de Lean Learning que de formation juste-à-temps. Tout comme pour le Lean Management, elle explique que le principe du Lean Learning consiste à générer de la valeur ajoutée maximale, à moindre coût, en maximisant le temps et en utilisant les ressources « justes » nécessaires.

« Le Lean Learning, c’est donc bien une « granularisation » de la formation, plutôt orientée savoir-faire et propre aux activités de l’entreprise. Le rôle des Ressources Humaines est alors de proposer un niveau de granularité et des dispositifs faciles d’accès, aussi bien sur les contenus que sur les supports. C’est une façon de former, complémentaire aux méthodes classiques, le but étant de compléter, voire adapter, à chaque situation, un modèle de formation. » (Maurer, 2016)

D’autres vont même jusqu’à dire que le e-learning doit pratiquement céder sa place au lean-learning (Ajay Pangarkar).

Les apprenants d’aujourd’hui s’attendent à ce que la formation liée à l’emploi soit facilement disponible au moment où ils en ont besoin, comme c’est le cas avec d’autres sources d’information. Pour relever le défi, Todd Macey a rassemblé 7 meilleures pratiques pour intégrer l’apprentissage juste-à-temps dans son organisation.

1. Déterminer ce qu’il faut “juste à temps”

Déterminer quelles ressources de formation devraient être facilement disponibles pour son équipe peut être difficile, mais c’est une première étape nécessaire. Avant de prendre une décision, il faut rassembler toutes les données sur les problèmes courants en milieu de travail et observer les employés au travail. Parler à son équipe et demander des suggestions. Ce sont eux qui utiliseront finalement les solutions d’apprentissage, et ils auront la meilleure idée de ce dont ils auront besoin. Se mettre à leur place et imaginer quelle information serait la plus bénéfique pour eux d’avoir au jour le jour.

2. Évaluer ce qui se fait actuellement

Une étape critique dans la planification de l’amélioration consiste à évaluer la situation actuelle. Qu’est-ce qui marche? Et qu’est-ce qui ne fonctionne pas? Y a-t-il des conflits de travail qui ne sont pas résolus? Quelles sont les solutions utilisées par les employés pour résoudre les problèmes courants? Des questions comme celles-ci aident à préciser quelles solutions de formation devraient être accessibles juste-à-temps.

3. Organiser les catégories d’apprentissage

Une fois que les formations à inclurent sont identifiées, il faut les regrouper. L’organisation des différentes catégories de formation aidera à consolider les idées. Cela aidera également l’équipe à trouver des informations plus rapidement et plus efficacement pour créer un modèle d’apprentissage juste-à-temps.

4. Rendre l’information « digeste » et facile

S’assurer de réduire l’information en plus petites composantes aidera à conserver l’attention de l’apprenant. N’inclure que les détails pertinents et éviter les contenus longs et difficiles à parcourir. Les apprenants attendent généralement une réponse immédiatement et doivent être en mesure de trouver et de traiter rapidement l’essentiel. Fractionner les formations en petits morceaux de contenu peut aider à rendre l’information plus digeste. Le microlearning est l’approche consistant à délivrer de petites quantités d’informations que les apprenants peuvent étudier à leur propre rythme et sur leur propre temps. Le microlearning peut permettre aux apprenants d’organiser et d’adapter un contenu standardisé pour répondre au mieux à leurs besoins individuels.

5. Fournir des exemples et des scénarios, pas seulement de l’information

Les gens apprennent mieux lorsqu’ils peuvent relier des sujets à des exemples concrets. Démontrer à l’apprenant comment l’information est réellement appliquée peut lui donner un cadre pour la façon dont il l’utilisera lui-même. Les occasions de pratique peuvent aider les apprenants à gérer en toute confiance la variété des situations auxquelles ils peuvent être confrontés au travail.

6. Découvrir où est l’aide nécessaire

Les organisations adroites se concentrent sur leurs compétences de base et tirent parti de l’aide extérieure pour les domaines qui en sont exclus. Cette étape consiste à identifier l’apprentissage et le développement que l’entreprise peut gérer mieux que quiconque et les domaines qui seraient mieux servis par un fournisseur tiers.

7. Trouver des partenaires qui peuvent ajouter de la valeur

Enfin, la sélection des bons partenaires est une décision importante. Avec l’aide d’excellents partenaires, l’organisation pourra aligner sa stratégie d’apprentissage avec les besoins et les attentes de l’apprenant.

À lire aussi :
Martin Lauzier et Patrick Rivard, La gestion de la formation et du développement des ressources humaines: Pour préserver et accroître le capital compétence de l’organisation, 2e édition, PRESSES DE L’UNIVERSITÉ DU QUÉBEC, 2013

Sources :

Macey Todd, 7 best practices for implementing just-in-time learning, Advantage, 14 juillet 2017

Maurer, Karine, Lean Learning un nouveau défi pour la formation Just In Time, we the talent, 29 Juillet 2016

Pangarkar, Ajay, eLearning Is Dead! Long Live Lean Learning!, e-learning industry, 3 mars 2017